Lo smart working: cos’è e come funziona

Lo smart working, fino a poco tempo fa diffuso solo all’estero, ha finito col ritagliarsi uno spazio sempre più importante anche in Italia, soprattutto con l’avvento del Covid. Facciamo il punto su questo fenomeno, andando a definire come funziona lo smart working, cosa dice la legge italiana in proposito e quali sono i software migliori per facilitare il lavoro da remoto.

Come funziona lo smart working

Lo smart working (in italiano, “lavoro agile”) è un accordo tra datore di lavoro e dipendente che permette al secondo di poter scegliere dove e quando lavorare, a patto di rispettare gli obiettivi prefissati dall’azienda.
Nonostante si usino spesso in modo intercambiabile, “smart working” e “telelavoro” non sono sinonimi. Il telelavoro prevede che il dipendente svolga le proprie mansioni da una postazione differente rispetto a quelle aziendali (di solito, da casa propria) ma in orari stabiliti dal contratto e timbrando una sorta di “cartellino virtuale”. Lo smart working invece si basa principalmente su obiettivi e scadenze: al lavoratore viene richiesto un dato risultato entro un certo limite di tempo. In che modo questo risultato venga raggiunto, da dove si svolga materialmente il lavoro e in quali orari, invece, sono aspetti a discrezione del dipendente. L’importante è che venga fornita una rendicontazione del lavoro fatto.
La formula più diffusa è comunque ibrida: il contratto stabilisce in quali giorni il lavoro verrà svolto in ufficio, secondo modalità più tradizionali, e in quali invece in smart working.

Lo smart working: cosa dice la legge in Italia

Lo smart working è regolato dalla legge 81/2017, aggiornata nell’agosto 2022 con la conversione del cosiddetto Decreto Semplificazioni.
Testo alla mano, la prestazione lavorativa definita “agile” è stabilita da un accordo tra le parti “anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. Potrebbe sembrare che la legge obblighi il datore di lavoro a fornire al proprio dipendente (se necessario) una strumentazione tecnologica adeguata – per esempio computer, tablet o una connessione internet. In realtà, il significato della norma è più sfumato: il datore di lavoro è semplicemente responsabile della sicurezza e del buon funzionamento dei device utilizzati per svolgere il lavoro. Il dipendente può però chiedere un rimborso dei costi sostenuti per la connessione internet. Di fatto molti datori di lavoro, anche nella PA, forniscono il computer ai loro dipendenti in smart working.

Stipendio, buoni pasto e straordinari per il dipendente in smart working

Quanto alla retribuzione, il lavoratore in smart working ha diritto allo stesso trattamento economico dei colleghi che lavorano dall’ufficio.
La questione dei buoni pasto invece cambia a seconda del contratto: se sono esplicitamente previsti, nella maggior parte dei casi è possibile riceverli anche lavorando in smart working; se invece vengono erogati per decisione autonoma dell’azienda, una sentenza della Cassazione del 2020 ha affermato che – anche nel caso in cui si tratti di una prassi consolidata – il buono pasto non è automaticamente un diritto del lavoratore. E dunque, l’ultima parola spetta all’azienda stessa.
Per quanto riguarda gli straordinari, sono possibili dietro richiesta preventiva del datore di lavoro o – quando richiederli è il dipendente – se esplicitamente autorizzati dall’azienda. Vanno comunque svolti entro e non oltre la durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, secondo quanto previsto dal contratto.

Chi può richiedere lo smart working?

La legge 81/2017 stabilisce anche a quali lavoratori debba essere data priorità nel caso in cui non sia possibile accontentare tutti i dipendenti che richiedano di lavorare in smart working.
Vanno privilegiati lavoratrici e lavoratori:

• che abbiano figli in condizioni di disabilità grave;
• che abbiano figli di età inferiore ai 12 anni;
• che siano essi stessi in condizione di disabilità grave;
• che si occupino di assistere una persona non autosufficiente (i cosiddetti caregiver).

I datori di lavoro privati, entro 5 giorni dall’inizio dello smart working, devono comunicare l’avvio della modalità agile sul portale “Servizi lavoro” del Ministero. Sempre entro 5 giorni va comunicata un’eventuale proroga del periodo di lavoro agile.
Per i datori di lavoro pubblici o per le agenzie di somministrazione la scadenza è il giorno 20 del mese successivo all’inizio della prestazione – o dell’ultimo giorno del periodo comunicato prima della proroga.

I software per lo smart working

Esistono numerosi software che possono risolvere le esigenze legate allo smart working, dalle comunicazioni tra colleghi allo scambio sicuro di file.
Vediamo i principali, suddivisi per tipologie.

SALVATAGGIO E CONDIVISIONE DI FILE IN CLOUD
Grazie al cloud storage, è possibile condividere e scambiare file anche di grandi dimensioni tra diversi dispositivi – mettendoli oltretutto al sicuro dai rischi che correrebbero se si trovassero su un hard disk fisico! Il più celebre di tutti è senza dubbio Google Drive, ma anche Dropbox e Microsoft 365 costituiscono valide alternative.

VIDEOCONFERENZE
Durante la pandemia, i meeting online su Zoom e Google Meet sono diventati molto più comuni. Questi e altri software consentono di effettuare videocall, inviare file, utilizzare una chat testuale e condividere schermate. È spesso presente anche un’opzione per l’alzata di mano virtuale, molto utile per segnalare la volontà di intervenire senza però interrompere chi sta parlando.

PROJECT MANAGEMENT
Si tratta di software che permettono di pianificare e gestire i task lavorativi. È possibile creare bacheche virtuali per ogni attività, organizzandole poi in sottosezioni – ad esempio una per i compiti assegnati, un’altra per i task in corso e una terza per quelli completati.
Queste bacheche possono essere gestite in collaborazione tra più soggetti o assegnate a un solo responsabile. Alcuni esempi di software per il project management sono Trello, Microsoft Planner o Asana. Esistono anche piattaforme che permettono di tracciare le ore di lavoro dedicate ai vari progetti, per una rendicontazione interna o verso il cliente; un esempio è Toggl. Quasi tutte queste piattaforme funzionano in cloud, l’utente non deve installare niente sul proprio pc ma esegue il login alla piattaforma e trova tutti i suoi dati da gestire.

MESSAGGISTICA
Il contatto e lo scambio continuo con i colleghi è parte integrande dello smart working proprio perché si lavora da remoto. Ci sono moltissime app di uso comune come Skype, Whatsapp Web, o Telegram che permettono chat testuali, video chiamate a due o di gruppo per facilitare il lavoro in team.
Ne esistono però anche alcune pensate principalmente per il mondo del lavoro. Una di queste è Slack, che permette di creare dei sottogruppi ad hoc per le nostre esigenze, raccogliere insieme i commenti a uno stesso messaggio – evitando la dispersività – e impostare la ricezione delle notifiche nei soli orari di lavoro. Uno strumento in più per far sì che la vita professionale non invada gli spazi di quella privata. Funzioni simili si possono trovare anche in Teams, prodotto da Microsoft, e in Workplace, di Meta.

Consigli per lavorare al meglio in smart working

Lo smart working presenta indubbi vantaggi logistici (risparmio di tempo e spese di spostamento). Tuttavia presenta alcuni rischi legati alla difficoltà di gestire il tempo e gli spazi di lavoro fuori dal proprio ufficio.
Per questo, ecco una serie di consigli che possono tornare utili.

• Conservare la ritualità giornaliera. Anche se si lavora da casa, vestirsi e prepararsi come se si stesse andando in ufficio permette di marcare più nettamente la differenza tra gli spazi lavorativi e quelli domestici.
• Creare uno spazio dedicato solo al lavoro. Per lavorare bene anche da casa, è indispensabile che la propria postazione sia confortevole, preferibilmente sempre nello stesso punto, priva di troppe distrazioni e ben separata dagli spazi dedicati alle altre attività, in modo da evitare di mischiare la propria vita privata e quella lavorativa. Non è sempre possibile, certo, ma a volte basta anche solo spostare la scrivania in una posizione differente per ricavarsi uno spazio più adatto allo smart working.
• Mantenere i contatti con i colleghi. Che si lavori in team o meno, le comunicazioni con i colleghi sono fondamentali – anche solo per evitare l’isolamento sociale, con conseguenze negative sia sul piano professionale che umano.
• Far sì che familiari e conviventi conoscano le nostre esigenze. Per esempio, è indispensabile che i figli piccoli siano consapevoli che, nonostante il genitore si trovi a casa anziché in ufficio, sta lavorando e non va disturbato. Nel caso poi di spazi condivisi – per esempio con altre persone in smart working – è sempre meglio cercare di confrontarsi e pianificarne i tempi di utilizzo per evitare sovrapposizioni.
• Gestire tempi e pause. Se da un lato è importante evitare le distrazioni, non bisogna neppure lasciarsi assorbire completamente dalle proprie mansioni. Meglio rispettare gli orari di lavoro e programmare qualche pausa ogni tanto, proprio come si farebbe in ufficio!